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Barcelona, Spanien (OpenStack-Summit)

Mit SUSE OpenStack Cloud 7 setzen Unternehmen Infrastructure-as-a-Service (IaaS) Private-Clouds schneller um. Die SUSE OpenStack Cloud 7 basiert auf dem kürzlich veröffentlichten OpenStack-Release Newton und enthält neue Container-as-a-Service-Funktionalitäten. Darüber hinaus ermöglicht sie Software-Upgrades, die keine Störung des laufenden Betriebs mehr mit sich bringen.

„Wir sehen es als unsere Aufgabe, unseren Kunden die besten Technologien zur Verfügung zu stellen und mit der SUSE OpenStack Cloud Bereitstellung, Konfiguration und Management fortlaufend zu beschleunigen“, kommentiert Michael Jores, Regional Director Central Europe bei SUSE. „SUSE liefert den vollen Mehrwert von OpenStack und hilft Kunden dabei, eine Software-definierte Infrastruktur aufzubauen, die ihr Unternehmen voranbringt. Mit der SUSE OpenStack Cloud schöpfen wir das Potenzial von Technologien wie Containern oder DevOps voll aus. Unsere OpenStack-Lösung bietet Nutzern außerdem die Möglichkeit, auch geschäftskritische Anwendungen in die Cloud auszulagern, ohne dabei unkalkulierbare Risiken einzugehen.“

„In immer mehr Branchen beenden CIOs Evaluationsphasen sowie Pilotprojekte und setzen auf OpenStack-basierte Clouds, die die strategischen Anforderungen ihres Geschäfts erfüllen“, schreiben Paul Miller und Lauren Nelson, Senior Analysten bei Forrester Research, in einem Report. Sie halten fest: „OpenStack liefert CIOs eine zuverlässige Plattform, auf deren Basis sie die Transformation ihres Unternehmens vorantreiben können. Es versetzt sie in die Lage, ihr Geschäftsmodell innovativer und agiler zu machen und es besser an die sich weiterentwickelnden Bedürfnisse der Kunden anzupassen.“*

Folgende Verbesserungen bietet SUSE OpenStack Cloud 7:

• Vollständige Unterstützung von Docker auf Basis von Kubernetes als Framework für die Container-Orchestrierung, das im Rahmen der Integration von OpenStack Magnum zur Verfügung gestellt wird. Kunden erhalten so Zugriff auf Container-as-a-Service-Funktionalitäten, mit denen sie innovative Cloud-native Workloads und Anwendungen entwickeln sowie DevOps-Prozesse und -Umgebungen unterstützen.
• Software-Upgrades, die keine Downtime erfordern und deshalb keine Service-Unterbrechungen mehr mit sich bringen. Zukünftige Upgrades auf neue OpenStack-Versionen beeinträchtigen somit nicht mehr den laufenden Betrieb.
• Zusätzliche Hochverfügbarkeits-Features, darunter High-Availability-Protection für virtuelle Maschinen und Workloads, die die Hochverfügbarkeit für Control-Planes und Compute-Nodes ergänzen. Kunden können somit auch geschäftskritische Anwendungen in die Cloud verlagern.
• Integration von OpenStack Manila mit CephFS, ausgeliefert über SUSE Enterprise Storage. Auf diese Weise steht eine vereinheitlichte Storage-Umgebung zur Verfügung, mit der Kunden Workloads für ihre Block-, Objekt- und File-Storage-Systeme in einem einzigen Cluster laufen lassen, um so Investitions- und Betriebskosten zu senken.
• Verbesserte Skalierbarkeit, die das Deployment über mehrere Datenzentren hinweg erlaubt. Benutzer sind in der Lage, mehrere Private-Clouds über eine einzige Benutzeroberfläche zu administrieren.

„Die maßgeschneiderten Cloud-Services, die wir im Rahmen unseres @PiCloud-Angebots anbieten, profitieren von der Agilität und Stabilität der SUSE OpenStack Cloud“, sagt Kalyan Muppaneni, Gründer und CEO des indischen Unternehmens Pi DATACENTERS, das hochmoderne Rechenzentren betreibt und Cloud-Services für Unternehmen anbietet. „Mit unseren Lösungen bringen Kunden ihre Produkte schneller auf den Markt und bekommen so einen echten Wettbewerbsvorteil. Sei es bei der Entwicklung neuer Container für Microservice-basierte Apps oder beim Hosting von Legacy-Workloads in der Cloud – die SUSE OpenStack Cloud liefert eine flexible, sichere und stabile Plattform, die den Anforderungen unserer Kunden perfekt gerecht wird.“

SUSE stellt SUSE OpenStack Cloud 7 auf dem OpenStack-Summit vor (Stand D27), der vom 25. bis 28. Oktober in Barcelona stattfindet. Die neue Lösung wird ab Dezember verfügbar sein. Mehr Informationen unter www.suse.com/cloud.

Parallel zur Veröffentlichung von SUSE Enterprise Storage 5 (SES5) stellt der Serverhersteller Thomas-Krenn eine zertifizierte, NVMe-fähige Hardware-Appliance für diese Version der Ceph-basierten, softwaredefinierten Speicherlösung vor.

Das System adressiert das Bedürfnis nach günstigem, hoch verfügbarem und skalierbarem Software Defined Storage (SDS) für Mittelstand und Enterprise. Es wurde in enger Zusammenarbeit mit SUSE entwickelt und gemäß dem SUSE YES Enterprise Storage Certification Programm zertifiziert. Damit ist die Appliance von Thomas-Krenn weltweit das erste YES-zertifizierte System für SUSE Enterprise Storage 5.

Die Appliance ist ein Komplettpaket aus Hardware und Software, Subskriptionen für SUSE Enterprise Storage, SUSE Linux Enterprise Server und Support. Im Paket enthalten ist auch die Inbetriebnahme durch Techniker von SUSE und Thomas-Krenn vor Ort. Das System kann jederzeit durch zusätzliche YES-zertifizierte Knoten erweitert werden.

„In vielen Unternehmen drohen die mangelnde Skalierbarkeit und unkalkulierbar wachsende Kosten herkömmlicher Storage-Systeme zur Innovationsbremse zu werden.“ sagt Dr. David Hoeflmayr, CEO der Thomas-Krenn.AG. „Mit SUSE Enterprise Storage hat SUSE die perfekte Strategie, Storage-Probleme für eine breite Anwenderschicht zu lösen: Technologisch führende Open-Source-Software, kombiniert mit Enterprise-Support und Standard-Server-Hardware bieten unbegrenzte Skalierbarkeit, hohe Performance und ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis.“

„Die Thomas-Krenn.AG hat sich für uns erneut als verlässlicher Hardware-Partner erwiesen. Die enge Zusammenarbeit unserer Techniker macht es möglich, unseren Kunden pünktlich zum Erscheinen von SES5 bereits eine fertige, solide getestete und optimierte Hardware-Appliance zur Verfügung zu stellen, die mit beeindruckenden Performance-Daten aufwarten kann“, ergänzt Michael Jores, Regional Director Central Europe bei SUSE.

Das Bundle ist die Nachfolgeversion der Appliance, die SUSE und Thomas-Krenn im Herbst 2015 als erste für SUSE Enterprise Storage erhältliche Appliance vorstellten und die mit SUSE Enterprise Storage bis Version 4 betrieben wurde.

Die Festplatten-Kapazität der neuen Appliance pro Node beträgt jetzt 48 Terabyte verteilt auf zwölf HDDs. Zusätzlich ist jeder Node mit 800 GByte Enterprise-SSD-Storage ausgestattet und verfügt über weitere 800 GByte NVME-Flash-Speicher. Dieser über PCIe angebundene Storage ist optimal dafür geeignet, das in aktuellen Ceph-Versionen neu eingeführte Storage-Backend BlueStore zu unterstützen. Die Gesamtperformance des Systems steigt signifikant, wenn die BlueStore-Metadaten und das Write Ahead Log, auf die häufig schreibend zugegriffen wird, statt auf SSDs auf den fast dreimal schnelleren NVME-Medien gespeichert sind. Benchmark-Ergebnisse (RADOS Bench) mit Vorabversionen von SES5 zeigten eine Steigerung der Gesamtperformance von teilweise mehr als 300 Prozent gegenüber SES4 auf der Vorgänger-Hardware.

Die SUSE Enterprise Storage Appliance ist ab sofort auf Anfrage bei Thomas-Krenn verfügbar und wird am 14. November in den Onlineshop des Serverherstellers aufgenommen. Der Komplettpreis inklusive aller nötigen SUSE-Subskriptionen, 12 Monaten Priority Support sowie Vor-Ort-Installation beträgt 79.500 Euro netto. Weitere Informationen unter https://www.suse.com/de-de/products/suse-enterprise-storage/.

SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications wird in Kürze als Plattform für SAP Lösungen in der IBM Cloud verfügbar sein. Zusätzlich ist IBM Cloud ab sofort SUSE Cloud Service Provider und wird seinen Kunden die vollständig unterstützte Open-Source-Plattform anbieten. Mit SUSE OpenStack Cloud profitieren Kunden von mehr Agilität und verringerten Betriebskosten, da Kunden nur ihre tatsächlich genutzten Kapazitäten bezahlen.

Mit SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications in der IBM Cloud ist es möglich, geschäftskritische Workloads für SAP NetWeaver und SAP HANA in der Cloud schnell zu entwickeln und bereitzustellen. Zudem profitieren Kunden von der Integration ihrer SAP-Anwendungen mit SUSE Linux Enterprise über verschiedene Hardware-Plattformen, inklusive IBM Power, für Hybride oder Private Clouds. Kunden nutzen auch die Vorteile von IBMs weltweitem Netzwerk mit knapp 60 Cloud-Datacentern auf sechs Kontinenten sowie umfassenden IBM Cloud Service-Angeboten wie AI, Data und Analytik, IoT oder Serverless.

„Für ihre geschäftskritischen Workloads brauchen Kunden eine sichere, skalierbare Cloud-Plattform mit der Schnelligkeit und Agilität der IBM Cloud, einer der größten offenen Public Clouds weltweit,” sagt Michael Jores, Regional Director Central Europe bei SUSE. „Wir beobachten bei unseren Kunden, dass die Nutzung von Public Clouds für Produktions-Workloads zunimmt. Das belegt auch eine Studie zur Cloud-Nutzung, die kürzlich im Auftrag von SUSE durchgeführt wurde. SUSE und IBM bieten vollständig unterstützte Enterprise Open Source Software in der IBM Cloud an. Ob Big Iron Mainframe oder Public Cloud, SUSEs Ziel ist es, Kunden die Umgebungen zu bieten, die ihren Geschäftserfolg am besten unterstützen.”

Jay Jubran, Director Offering Management, IBM Cloud kommentiert: „Die IBM Cloud ist so designed, dass sie Unternehmen genau die Leistungsfähigkeit bietet, die sie für das Management und die Ausführung ihrer geschäftskritischen Anwendungen benötigt. IBM bietet ein ganzes Spektrum von Managed- und Infrastructure-as-a-Service-Lösungen für SAP-HANA-Anwendungen inklusive SUSE Linux Enterprise Server ebenso wie neueste Bare-Metal Server mit bis zu 8TB Memory.”

SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications wird im vierten Quartal 2017 für die IBM Cloud zur Verfügung stehen. Weitere Informationen zu SAP HANA, IBM Cloud und SUSE stehen zur Verfügung unter: www.ibm.com/cloud-computing/bluemix/sap-bare-metal-servers und www.suse.com/ibm.

Mähdrescher, die bis spät abends über die Felder fahren, prallgefüllte Obst- und Gemüsekisten mit süßen Beeren, knackig dunkelroten Kirschen und saftigen Tomaten – keine Frage Sommerzeit ist Erntezeit. Mitentscheidend für eine gute Ernte ist vor allem ein fruchtbarer und nährstoffreicher Boden. Doch nicht nur in der Landwirtschaft gilt das Prinzip, je besser der Nährboden, desto höher der Ertrag. Angesichts der bedrohlichwachsenden Zahl von Cyberangriffen, digitaler Spionage und Sabotage scheint der Nährboden für die Cyberkriminalität besser bestellt zu sein als jemals zuvor.

Die Komplexität der IT, die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung – der perfekte Nährboden für Cyberkriminalität

Ob Sabotage, Spionage, Hackerangriffe, Datenmissbrauch oder Identitätsdiebstahl – massive Angriffswellen beschäftigen aktuell viele Unternehmen in allen Wirtschaftszweigen und natürlich die betroffenen Endanwender. Angesichts der Tatsache, dass Unternehmen immer mehr auf Digitalisierung setzen und ihre Geräte, Prozesse und Lieferketten im sogenannten Internet der Dinge miteinander vernetzen, geraten zunehmend Daten, Patente und spezifisches Wissen ins Visier von Cyberkriminellen, denn immaterielle Vermögenswerte wie Daten spielen im Business eine immer größere Rolle. So verwundert es nicht, dass gemäß des Allianz Risk Barometer2017 Cyberrisiken wie IT-Ausfälle, Spionage oder Datenmissbrauch in Deutschland erstmals das am meisten gefürchtete Unternehmensrisiko darstellen. Die Cybervorfälle gehen dabei mittlerweile weit über Hackerangriffe und Datenmissbrauch hinaus. Aktuell konzentrieren sich Cyberkriminelle vor allem auf Cyberspionage und Ransomware-Angriffe (siehe hierzu auch unseren Blog zum Thema Ransomware ). Der Data Breach Investigations Report (DBIR) 2017 von Verizon kommt zu dem Ergebnis, dass Cyberspionage in den Bereichen verarbeitende Industrie, öffentliche Hand und Bildung aktuell die verbreitetste Angriffsform ist. Bei der Analyse der nahezu 2.000 Datenverletzungen im Rahmen des diesjährigen Berichts zeigt sich erneut, dass Cyberangriffe auf die Schwachstelle Mensch weiterhin ein vorrangiges Thema sind. Missbraucht werden weiterhin im ganz großen Stil vor allem gestohlene oder schwache Passwörter. Laut des aktuellen Reports sind 81 % der durch Hacker-Angriffe verursachten Datenverletzungen auf gestohlene, schwache oder leicht zu erratende Passwörter zurückzuführen. Häufig sehen die Kriminellen es dabei auf eine missbräuchliche Nutzung privilegierter Benutzerkonten, wie sie z.B. Administratoren besitzen, ab.

Sicherheitsrisiko privilegierte Accounts

In einer Zeit, in der die klassische Perimeter-Sicherheit mit der Nutzung von Firewalls, Antiviren-Scannern oder Webfilter-Techniken keinen ausreichenden Schutz mehr vor externen Angriffen bietet und u.a. zunehmend Strategien zur missbräuchlichen Nutzung der Passwörter von Administratoren entwickelt werden, sind zusätzliche Sicherheitskonzepte gefragt, und zwar in den Bereichen Zugriffsschutz und Rechtemanagement. Dies ist per se schon keine einfache Aufgabe und bei der Verwaltung privilegierter Benutzerkonten ist dies nochmals komplizierter, da eine typische IT-Umgebung aus Hunderten oder Tausenden von Servern, Datenbanken und Netzwerkgeräten besteht, die über persönliche, häufig aber auch über geteilte und lokale Admin-Accounts gesteuert und verwaltet werden. Über privilegierte Benutzerkonten ist oftmals ein uneingeschränkter Zugriff auf Unternehmenssysteme möglich, was bedeutet, wer Zugang zu einem privilegierten Benutzerkonto erhält, kann Unternehmensressourcen kontrollieren, Sicherheitssysteme ausschalten und auf vertrauliche Daten zugreifen. Erschwerend kommt hinzu, dass bei vielen Unternehmen Unklarheit herrscht, welche privilegierten Benutzerkonten es überhaupt gibt und wo sich diese im Unternehmen befinden. Zu den privilegierten Benutzerkonten zählen weitaus mehr als nur IT-Administrator- oder Superuser-Accounts. Hierzu gehören auch Application- und Service-Accounts oder Domain-Administrator-Accounts und diese stellen gerade im Zuge einer zunehmenden Vernetzung von Maschinen und einer autonomen Gerätekommunikation eine erhebliche Schwachstelle dar, wenn sie nicht gesichert und überwacht werden. Und dies machen sich immer mehr Angreifer zunutze.

Sicherung des kritischsten Angriffsvektors – mehr Schutz und Kontrolle für privilegierte Konten

Über welche Schritte sollten Unternehmen nachdenken, um die Sicherheit für privilegierte Konten nachhaltig zu erhöhen und somit das Risiko interner Bedrohungen zu senken und mögliche Schäden zu begrenzen? Zwei Maßnahmen hierzu liegen auf der Hand:

1. Weg vom dominierenden Passwort und hin zu einer starken Authentifizierung,
   um den Identitätsdiebstahl und -missbrauch zu eliminieren
2. Einschränkung der Rechte und Nutzung der Systeme auf ein Minimum,
   um die Angriffsflächen zu reduzieren

Hierzu  gibt es bereits zahlreiche internationale Vorgaben, Richtlinien und Empfehlungen. So findet man in den Richtlinien des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) beispielsweise die Empfehlung, dass privilegierte Konten immer über eine 2-Faktor-Authentifzierung geschützt werden sollten. Diese konkreten Vorgaben sollen helfen, die Einfallstore durch eine starke Authentifizierung gegen Kriminelle abzusichern und Hackerangriffen vorzubeugen. Da eine starke Authentifizierung jedoch alleine nicht ausreichend ist, müssen Unternehmen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen einbauen. Ein privilegiertes Account und Session Management, mit dem sowohl die Benutzerrechte als auch der Zugriff auf privilegierte Konten kontrolliert und gleichzeitig der Zugriff auf kritische Systeme zeitlich limitiert werden kann, hilft Risiken zu senken und mögliche Schäden zu begrenzen.

Durch diese Art der Verwaltung von privilegierten Konten gewährleisten Sie einen besseren Schutz, da durch die Festlegung von Regeln, z.B. welche Befehle Benutzer zu welchem Zeitpunkt auf welchen Systemen ausführen dürfen, eine umfassende Kontrolle gegeben ist. Weitere Informationen darüber, wie eine Privileged Account Management Lösung Unternehmen hilft den Zugriff zu kontrollieren, um Risiken zu senken, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Wie in unserem letzten Blog „Ignorieren die Unternehmen die GDPR“ berichtet, stellen die  umfangreichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, engl. GDPR) immer noch viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Wo fängt man am besten mit der Umsetzung an, welche Prozesse muss man im Unternehmen in Gang setzen und wie sieht ein DSGVO-konformes Datenschutzmanagement letztendlich aus? Das sind nur einige Fragen, die vielen IT-Verantwortlichen derzeit Kopfzerbrechen bereiten, doch trotz vieler Fragezeichen ist dennoch keine Panik angesagt.  Viele der datenschutzrechtlichen Konzepte und Prinzipien der neuen Datenschutz-Grundverordnung sind im Großen und Ganzen nicht viel anders als die, die bislang schon mit dem in Deutschland gültigen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) umgesetzt wurden.

Dennoch ist es unumgänglich, dass Unternehmen ihre Datenschutzpraxis überprüfen und das Datenschutzmanagement bis zum 25. Mai 2018 nach den Vorgaben der DSGVO anpassen und weiterentwickeln. Unternehmen sollten hierfür einen systematischen Fahrplan zur Umsetzung  entwickeln. Wie ist der Stand der Technik? Wie verschaffen wir uns einen Überblick über sämtliche IT-Assets? Das sind Fragen, die es am Anfang zu beantworten gilt. Unternehmen die bereits  über ein Informationssicherheits-Management System (ISMS) beispielsweise nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001 verfügen, können  bei den Vorbereitungen auf den EU-gerechten Datenschutz den Aufwand erheblich reduzieren. Doch auch hier gilt es zu prüfen, welche Anforderungen bereits durch ein zertifiziertes ISMS im Unternehmen erfüllt werden und welche Lücken im Kontext der neuen DSGVO bestehen. Wichtig zu verstehen ist, dass Unternehmen, die eine ISO-Zertifizierung besitzen, nicht automatisch nach der Datenschutzgrundverordnung zertifiziert sind. Denn bei einer ISO-Zertifizierung kann der Rahmen der Zertifizierung frei gewählt werden, so dass nicht zwangsläufig das gesamte Unternehmen oder gar personenbezogene Daten von der Zertifizierung erfasst werden. Es gilt also zu analysieren, welche Vorgaben aus der DSGVO von einer ISO-Zertifizierung erfasst werden und welche zusätzlich hinzuzuziehen sind.

EU-DSGVO ohne komplettes ISMS möglich
Da die Einführung eines ISMS immer mit Aufwand und Kosten verbunden ist, stellt sich insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen die Frage, ob  die Einführung eines solchen Systems mit entsprechender Zertifizierung für die rechtskonforme Umsetzung der Anforderungen der DSGVO zwangsläufig  notwendig ist. Die Antwort lautet hier ganz eindeutig: Nein!

Anstatt  direkt ein vollständiges und dadurch recht komplexes ISMS-Projekt zu realisieren ist es auch möglich, sich zunächst einmal nur auf die  seitens der DSGVO erforderlichen Komponenten zu beschränken. Eine Musterlösung  hierfür existiert dabei leider nicht, denn verschiedene Geschäftsmodelle erfordern unterschiedliche Datenverarbeitungsvorgänge. Jedoch gibt es Handlungsempfehlungen und Tipps, wie Sie die neuen An- und Herausforderungen sicher angehen. Drei Tipps, um sich für die neue Datenschutzverordnung zu rüsten:

1) Bringen Sie Ordnung in unstrukturierte DATEN
Die DSGVO fordert, dass Unternehmen auf Verlangen der betroffenen Person deren personenbezogene Daten löschen. Dies kann auch Dokumente betreffen – etwa PDF oder Office-Dateien – die unter Umständen schon seit Jahren auf dem Laptop eines Vertriebsmitarbeiters oder irgendwo auf den Fileservern des Unternehmens liegen – man spricht hier von unstrukturierten Daten. Die Menge der unstrukturierten Daten in Unternehmen ist bereits Heute gigantisch und das Wachstum weiter exponentiell – unmöglich hier noch den Überblick zu behalten. Eine wesentliche Ursache für diesen „Wildwuchs“ ist dabei die unkontrollierte Verbreitung und Duplizierung von Daten, die sich oftmals über E-Mail Anhänge dem Berechtigungsystem der Dateistruktur entziehen und den Weg auf eine Vielzahl von lokalen Datenspeichern finden. Enterprise File Sharing Lösungen ermöglichen Unternehmen kontrollierte Prozesse für den sicheren Austausch unstrukturierter Daten zu etablieren und sind der richtige Weg um diese „Datenflut“ einzudämmen.

2) Vermeiden Sie laxe Zugriffsrechte – bereiten Sie dem Wildwuchs im Berechtigungsmanagement ein Ende
Laut DSGVO muss sichergestellt werden, dass nur ermächtigte Personen Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten. Ferner sind die Daten vor unbeabsichtigtem Verlust, versehentlicher Veränderung, unberechtigtem Zugang oder Weitergabe zu schützen.

Dabei geht es nicht nur um den Schutz vor unerlaubten Zugriffen, sondern auch um den revisionssicheren Nachweis, dass ein Zugriff nicht möglich war. Es ist also sicherzustellen, dass die Berechtigungen mit den Job-Beschreibungen übereinstimmen und nicht die Datensicherheit gefährden. Die Automation der Berechtigungsvergabe durch Identity Management Lösungen ist Teil der Lösung und bei vielen Unternehmen bereits im Einsatz – der Fokus liegt hier aber auf der Automation und weniger auf der revisionssicheren Überprüfung, zumal: was ist mit den Systemen die nicht in das Identity Management integriert wurden – sei es aus wirtschaftlichen Überlegungen, aus technischen Gründen oder weil sie nicht der eigenen Kontrolle unterliegen? Identity Governance-Lösungen sind darauf ausgerichtet auch in komplexen, nicht automatisierten Umgebungen eine richtlinien-konforme Berechtigungsstruktur zu gewährleisten und nachzuweisen. Im Fokus stehen hierbei in erster Linie Sicherheitsrichtlinien, wie zum Beispiel eine restriktive Berechtigungsvergabe – auch als „Need-to-Know“ oder „Least Privilege“ Prinzip bekannt.  Gerade hier herrscht starker Handlungsbedarf, wie eine 2016 veröffentliche Studie des Ponemon Instituts zeigt.

3)  Verkürzen Sie die Reaktionszeit auf Sicherheitsvorfälle
Datenschutzverletzungen müssen unverzüglich, möglichst innerhalb von 72 Stunden, nach Bekanntwerden eines solchen Angriffs der Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Gegebenenfalls sind auch die betroffenen Personen hierüber zu informieren. Zur schnellen Erkennung von Bedrohungen, noch bevor sie Schaden anrichten, benötigt man Echtzeitinformationen und Analysen der aktuell auftretenden Sicherheitsereignisse. SIEM-Lösungen ermöglichen die Korrelation und umfassende Auswertung von Sicherheitsinformationen und können auch automatisiert Gegenmaßnahmen einleiten. Doch in vielen Fällen bieten bereits deutlich einfachere Change Monitoring Lösungen eine spürbare Verbesserung der Reaktionszeiten auf Sicherheitsvorfälle.

In der Regel archivieren Unternehmen E-Mails lückenlos und revisionssicher, weil es aus Gründen der Compliance oder aufgrund der Branchenzugehörigkeit erforderlich ist. Allerdings gibt es bestimmte E-Mails, die besser nicht dauerhaft archiviert werden sollten. Eine davon ist die E-Mail-Bewerbung. Wie Unternehmen damit umgehen sollten und wie Ihnen eine E-Mail Archivierung dabei helfen kann, erfahren Sie in unserem heutigen Blog Beitrag.

Die E-Mail-Bewerbung hat längt die klassische Bewerbungsmappe abgelöst. In einem Großteil der Stellenanzeigen in Zeitungen und auf Online-Stellenbörsen setzen Unternehmen bevorzugt auf die Bewerbung per E-Mail oder verlangen dies sogar. Der Vorteil liegt auf der Hand: kein lästiges Sortieren der Bewerbungen, kein Entsorgen der Briefumschläge und kein aufwendiger Rückversand von Bewerbungsmappen an die Bewerber. Allerdings steht die E-Mail-Bewerbung auch unter besonderem (Daten)Schutz, den viele Unternehmen sicherlich nicht auf dem Schirm haben.

Länger als drei Monate speichern ist nur mit Zustimmung der Bewerber erlaubt

E-Mail-Bewerbungen dürfen allein schon von Gesetzes wegen nicht genauso behandelt werden wie andere geschäftliche E-Mails. Das Bundesdatenschutzgesetz (§ 35 Abs. 2 Nr. 3) verlangt, dass E-Mails mit personenbezogenen Daten, die Bewerbungen zweifelsohne enthalten, zu löschen sind sobald der Zweck erfüllt ist. Im Allgemeinen gestattet das Bundesdatenschutzgesetz die Aufbewahrung von bis zu drei Monaten. Alles was darüber hinausgeht, bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Bewerberin oder des Bewerbers. Aber wie können Unternehmen sicherstellen, dass nicht doch aus Versehen E-Mail-Bewerbungen länger gespeichert werden?

Spezielle Postfächer für Bewerbungen anlegen

In der Praxis werden häufig persönliche Postfächer für den Empfang von E-Mail Bewerbungen genutzt. In kleinen Unternehmen gehen dann die Bewerbungen an den Geschäftsführer oder zuständigen Abteilungsleiter. Bei mittelgroßen Unternehmen ist der Leiter der Personalabteilung der direkte Adressat der Bewerbung. Der Vorteil ist naheliegend, die Bewerbung erreicht direkt den richtigen Ansprechpartner. Aber kann so garantiert werden, dass die E-Mail auf keinen Fall länger als drei Monate aufgehoben wird? Wohl kaum! Deshalb ist es im ersten Schritt ratsam spezielle Postfächer anzulegen wie jobs@company.de oder karriere@firmaXY.de.   Denkbar ist natürlich auch eine positionspezifische Bezeichnung wie salesprofi@firma.de oder azubi@arbeitgeber.com.

E-Mail Archivierung mit Löschmanagement

Die Bewerbungsfächer sind nun angelegt. Dies verbessert schon mal die Übersicht über die eingegangenen Bewerbungen, aber die rechtzeitige Löschung der Daten muss immer noch manuell erledigt werden. Abhilfe schaffen kann hier eine E-Mail Archivierung mit einem anpassbaren Löschmanagement. Im Prinzip unterscheidet sich die Konfiguration von Bewerbungspostfächern zu persönlichen Postfächern nur in einem Punkt: der Archivierungsdauer. Bei Mitarbeiter-Postfächern sollte die Archivdauer lt. HGB (§ 257 HGB Absatz 4) auf mindestens 6 Jahre festgelegt werden, wenn E-Mails Handelsbriefe enthalten. Sind in E-Mails Buchungsbelege oder Rechnungen enthalten, dann verlangt der Gesetzgeber sogar eine Aufbewahrung von 10 Jahren. Bei Bewerbungspostfächern sollte das Löschmanagement dann auf drei Monate eingestellt werden. So ist sichergestellt, dass kein Verstoß gegen das Datenschutzgesetz vorliegt.

Datenschutzkonform archivieren mit Retain

Wenn Sie zurzeit noch keine E-Mail Archivierung einsetzen, aber planen dies zu tun, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihnen ein umfangreiches Löschmanagement bietet wie z.B. Retain von GWAVA. Unter dem Namen Deletion Management stellt Retain individuelle Konfigurationsmöglichkeiten für das automatische Löschen und Archivieren von E-Mails bereit. Interessiert? Dann fordern Sie noch heute Ihre Retain Produkt Demo an!

Mailserver Migrationen sind heutzutage immer noch eine knifflige Angelegenheit. Häufig sind solche Migrationen mit einem hohen finanziellen, personellen und zeitlichen Aufwand sowie großen Bedenken und Ängsten verbunden. Gerade die IT-Verantwortlichen fürchten vorallem den Verlust von kritischen Unternehmensinfor­mationen und lange Ausfallzeiten der Sys­teme. Trotzdem kann es für Unterneh­men Gründe geben das Mailserversystem zu wechseln. Im Vorfeld lohnt es sich allerdings über einige kritische Faktoren nachzudenken, die ganz entscheidend für eine erfolgreiche Migration sein können. Zu diesen Erfolgsfaktoren gehören u.a. :

• Kosten
• Dauer des Projekts
• Sicherung der Daten
• Vollständigkeit der Migration
• E-Mail Archivierung

So verhindern Sie das Scheitern des Projektes

Wichtig ist bei der Vorbereitung des Migrationsprojekts nicht nur die genaue Planung, sondern vor allem die Auswahl der richtigen Software für die Migration. Bei der Entscheidung sollten Sie eine Lösung auswählen, die:

• ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet,
• alle Daten komplett migrieren kann,
• Daten schnell und sicher migriert,
• die Ausfallzeiten minimiert.

Denken Sie langfristig!

Auf dem Markt gibt es einige Lösungen, die es Ihnen ermöglichen Ihren Mailserver zu migrieren. Ein großer Nachteil vieler Anbieter ist allerdings, dass sie nur ein einziges Mal benutzt werden können. Gerade für Unternehmen, die Ihren Mailserver öfter wechseln, sind diese Lösungen nicht geeignet. Um sicherzugehen, dass Ihr Unternehmen flexibel auf verschiedene Anforderungen reagieren kann, kann es sinnvoll sein eine Archivierungssoftware zur Unterstützung der Migration einzusetzen. Eine Archivierungssoftware speichert alle Daten, inklusive E-Mails, Anhängen und Terminen in einem plattformunabhängigen Format. Bei einer zukünftigen Migration, müssen Sie nicht alle Daten migrieren, da Ihre Angestellten über das Archiv Zugriff auf wichtige Informationen haben. Dies wirkt sich positiv auf die Dauer des Migrationsprojektes, Kosten und mögliche Ausfallzeiten aus. Zusätzlich profitieren Sie natürlich von weiteren Vorteilen, die eine E-Mail Archivierung bietet.

Einfach migrieren mit dem Migration Toolkit

Die Migration mit dem Migration Toolkit ist schnell und unkompliziert. Zu Beginn des Migrations-Prozesses kopiert Retain die E-Mail Daten in einem plattformunabhängigen Format. Anschließend kann das Tool die Daten – entweder teilweise oder komplett – z. B. zu Microsoft Exchange oder Office 365 migrieren. Im Gegensatz zu anderen Lösungen werden die Daten direkt in das neue Mailsystem importiert. Um die Vollständigkeit der Migration zu gewährleisten, migriert das Toolkit neben E-Mails alle weiteren Elemente wie Termine, Anhänge, Ordner, Verteilerlisten und persönliche Archive.